We doen het allemaal, vaak met de beste bedoelingen: documenten schrijven, notulen delen, ideeën posten op Teams, bestanden opslaan in persoonlijke mappen in de cloud. Dankzij deze user generated content wordt samenwerking vlotter dan ooit. Tijds- en plaatsonafhankelijk werken is intussen de norm geworden — en dat is goed nieuws.

Maar zonder duidelijke afspraken en een strak informatiebeleid, verandert deze vrijheid in een digitale nachtmerrie. Wat bedoeld is als efficiënte kennisdeling, ontaardt al snel in wat we gerust user generated chaos kunnen noemen.

De stille groei van digitale rommel

In de praktijk ziet het er zo uit: elke medewerker bouwt zijn eigen mini-archiefkast. Maar zonder labels, zonder structuur, en zonder dat iemand weet wat er waar zit. Toch blijft iedereen nieuwe lades toevoegen. Resultaat? Belangrijke informatie raakt zoek, wordt dubbel gemaakt, of — erger nog — wordt nooit hergebruikt. Het is een onzichtbare kostenpost die organisaties steeds meer parten speelt.

Dit is geen futuristisch probleem. In een tijd van hybride werken en snelgroeiende cloudomgevingen, leidt dat tot risico’s op vlak van compliance, efficiëntie en zelfs veiligheid. In recente audits, vooral bij Nederlandse overheidsinstellingen blijkt dat informatiebeheer op samenwerkingsplatformen vaak verwaarloosd wordt. Het is een illusie om te denken, dat de situatie beter is bij Vlaamse overheidsinstellingen of bedrijven.

Quick wins: van chaos naar controle

Wil je het tij keren? Begin klein, maar gericht:

1. Maak afspraken over waar informatie thuishoort.
Gebruik centrale mappenstructuren met duidelijke rechten en verantwoordelijkheden. Geef medewerkers richtlijnen voor wat in “persoonlijke opslag” mag, en wat collectief gedeeld moet worden.

2. Standaardiseer bestandsnamen en versies.
Namen als finale_echt_def.docx zijn grappig, maar gevaarlijk. Gebruik consistente benamingen zoals 2025-05-01_Notulen_TeamB_V1.

3. Zet metadata slim in.
Gebruik tags, labels of eigenschappen in je platform om documenten makkelijker terug te vinden, zeker bij Teams of Google Drive.

4. Leid medewerkers op in digitaal hygiënisch gedrag.
Maak van informatiebeheer geen IT-feestje, maar een gedeelde verantwoordelijkheid. Denk aan microlearning of interne tips van de week.

5. Monitor en ruim op.
Plan jaarlijks een digitale schoonmaakdag. Verouderde, dubbele of overbodige documenten? Weg ermee — of archiveer verantwoord.

Meer informatie vind je oa. op:
De website informatiemanagagement van het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en via de beroepsorganisatie VVBAD.

Tot slot

Informatie is de zuurstof van elke organisatie. Maar net zoals zuurstof, moet het zuiver zijn om effectief te blijven. Tijd om van user generated chaos naar user enabled clarity te evolueren.