Daarjuist kwam ik nog maar een keer een artikel tegen over vergaderhygiëne “Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!“. Wat hebben organisaties toch met vergaderen? De meeste vergaderingen zijn vaak zeer duur tijdsverlies. Duur in de betekenis van het verloren uurloon van de mensen rond de tafel en duur omdat de return uit de meeste vergaderingen minimaal is.
Vergaderen is enkel nuttig om nieuwe ideeën te toetsen, te leren van elkaar of om te komen tot een gedragen beslissing.
Een argument dat regelmatige bijeenkomsten in de organisatie ook belangrijk zijn om de fysieke ontmoeting en netwerking tussen collega’s te bevorderen, gaat niet op. Dit versterk je niet met het formeel vergaderen, daar gebruik je andere middelen voor.
Het blijft een mysterie waarom er nog zoveel vergaderingen zijn, die door een eenvoudige mail konden vervangen worden.
Het wonderlijke boek van Marije van den Berg gaat hier deels over:
Geen organisatie lijkt eraan te ontkomen: dingen die niets opleveren en wel veel energie en geld kosten. Het werkt niet goed en we raken er uitgeput en cynisch van. En toch gaan we ermee door.
Toen ik in 2013 diensthoofd Mediatheken werd in onze hogeschool, merkte ik die wildgroei van vergaderingen en ingewikkelde afsprakenkaders zeer sterk. Het was trouwens niet evident om te vergaderen want er moesten 5 mediatheken bemand blijven met 20 koppen. Ik heb toen tabula rasa gemaakt met alle (structurele!) vergaderingen, met uitzondering van twee maal per jaar een teamoverleg.
We kozen voor een radicaal concept:
- Iedereen kreeg één of meerdere verantwoordelijkheden/ taken toegewezen + verantwoordelijkheid om daarover te communiceren en overleggen met het team
- We zetten een interne blog op (we waren nog in het pre-MS-Teams-tijdperk)
- Alle teamleden konden daar een voorstel van afspraak doen
- Enige tijd konden teamleden daar commentaar op geven
- Na verloop van tijd werd de “status” aangepast naar : “afspraak”, “uitgesteld” of “verworpen”
- We hadden iemand in het team die bijv. de taak had om redactie te doen op dat geschreven overleg, of iemand die de expliciete opdracht kreeg om processen te vereenvoudigen, …
- Dat werkte zeer goed, na verloop van tijd ontstonden nieuwe ad-hoc -overlegstructuren, maar die waren steeds doelgericht en niet “kalendergericht”.
Wat was de impact? Er kwam waanzinnig veel tijd én enthousiasme vrij om met projecten en innovatie bezig te zijn en het team werd nog meer zelfsturend.
Nadeel: ik begon me ook te vervelen, want het liep te goed 😉
Progressieve dromen aan de Donk 