Wat als je plots geen toegang meer hebt tot je leerplatform omdat een Amerikaanse cloudprovider — onder druk van een nieuwe geopolitieke rel — de stekker eruit trekt? Of als je overmorgen in het nieuws leest dat een AI-tool die je enthousiast in je organisatie gebruikte, in strijd blijkt met Europese regelgeving? Het klinkt als een rampscenario. En precies daarom moeten we er vandaag al over nadenken.

Scenarioplanning helpt organisaties niet om glazen bollen te polijsten, maar om zich klaar te maken voor wat zou kúnnen gebeuren. Het is een vorm van mentale lenigheid: nadenken over meerdere toekomsten, niet alleen de meest waarschijnlijke:

“The goal of scenarios is not to identify the most likely future, but to prepare for all plausible ones.” 
Peter Schwartz

Maar — en dit is cruciaal — zonder degelijk informatiebeheer blijft scenarioplanning een oefening in koffiedik kijken. Want zonder correcte, actuele en toegankelijke informatie, bouw je scenario’s op drijfzand.

Onderwijsinstellingen, overheden en non-profits bevinden zich vandaag op een snijvlak van digitale innovatie en maatschappelijke kwetsbaarheid. Ze moeten méér doen met minder middelen, en tegelijk overeind blijven in een complexe wereld vol black swans en white elephants (lees: onverwachte crisissen en kostbare IT-flaters). Daarbij is informatiebeheer geen bijzaak. Het is de brandstof voor strategische keuzes.

Uit diverse onderzoeken in de laatste 20 jaar blijkt dat we 20 tot 45 procent van onze tijd verknoeien aan het zoeken naar informatie (Pijpers, 2006) (Chui & Manyika, 2012) (Overcome Enterprise Search Challenges With Knowledge AI, 2024) en het lijkt dat GenAI daar voorlopig slechts deels een antwoord op biedt en zelfs de informationoverload en de ruis alleen maar laat toenemen. Dat is niet alleen inefficiënt, het maakt ons ook kwetsbaar: als je in crisistijd niet weet waar je data zitten, ben je de controle kwijt. En laat net dat het moment zijn waarop je scenario’s nodig hebt.

Zonder goed informatiebeheer kun je dus geen betrouwbare scenario’s opstellen. En omgekeerd: zonder scenario’s weet je niet welke informatie je écht nodig hebt om voorbereid te zijn. Het is zoals kaarten zonder kompas — of een kompas zonder kaart. Pas samen geven ze richting.

De digitale disruptie dwingt organisaties om hun informatiehuishouding grondig te herdenken. Meer data betekent niet automatisch meer inzicht. Integendeel: wie door de bomen het bos wil blijven zien, heeft nood aan structuur, metadata, toegangsbeheer en beleid. En dat beleid moet flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met veranderende omstandigheden — exact wat scenarioplanning faciliteert.

Breng informatiebeheer en scenarioplanning samen en ga samen zitten met de collega’s. Investeer tijd in het organiseren van workshops waarin je toekomstige scenario’s test aan de hand van je informatiepositie. Vraag jezelf af: wat als systeem X uitvalt? Wat als beleid Y verandert? Hebben we dan de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste mensen?

Zo bereid je je niet alleen voor op wat waarschijnlijk is, maar ook op wat mogelijk is. En laat dat net het verschil maken tussen overleven en bloeien in tijden van onzekerheid.