Bureaucratie wordt vaak geassocieerd met overheidskantoren, formulieren en stempels, maar de wortels ervan liggen veel dieper in de geschiedenis. Misschien verrassend genoeg in de wereld van archivarissen en bibliothecarissen. Zoals Yuval Noah Harari in Nexus beschrijft, ontstond bureaucratie uit een noodzaak: het terugvinden van documenten in een groeiende zee van informatie.

In de stadstaten van Mesopotamië, ruim 3.500 jaar geleden, waren administratieve documenten even machtig als wetten en verdragen. Een lening bestond niet alleen in de werkelijkheid, maar vooral op een kleitablet. Als dat kleitablet verdween, of werd opgegeten door een hond, zoals Harari gekscherend schrijft, verdween ook de schuld.

Priesters, handelaren en bestuurders verzamelden duizenden van zulke kleitabletten, papyrusrollen of later perkamenten documenten. Maar hoe vind je de juiste kwitantie, het ene contract of die ene belastingaanslag terug wanneer je die nodig hebt? Het antwoord kwam niet vanzelf. Anders dan in de natuur, waar fruit altijd aan dezelfde boom groeit, zijn documenten levenloos. Ze ordenen zichzelf niet. Iemand moest een systeem bedenken.

Dat ‘iemand’ was de archivaris of bibliothecaris. Zij ontwikkelden methoden om informatie te rubriceren: door documenten fysiek bij elkaar te bewaren, door labels of categorieën te bedenken, door rekken, planken en lades te vullen volgens een logische structuur. Die logica hoefde niet noodzakelijkerwijs overeen te komen met de realiteit; belangrijker was dat men documenten snel kon terugvinden.

Hiermee ontstond het principe dat bureaucratie tot op de dag van vandaag kenmerkt: verdeel de wereld in vakjes en zorg dat alles een vaste plaats heeft. In wezen is een database niets anders dan een digitaal archiefkastje met laden.

Harari benadrukt dat dit systeem een keerzijde heeft. Omdat bureaucratie begint bij de indeling zelf, wordt de werkelijkheid vaak aangepast aan het systeem, niet andersom. Wie ooit een formulier heeft ingevuld en ontdekte dat geen enkele optie precies paste, kent het probleem. Dit mechanisme is even zichtbaar in overheidsadministraties als in universiteiten, waar kennis in disciplines wordt opgesplitst en interdisciplinair denken eerder uitzondering dan regel is.

Van de tempelarchieven van Sippar tot de nationale bibliotheken van vandaag: het werk van archivarissen en bibliothecarissen vormt de basis van onze informatie-infrastructuur. Zij bedachten de methoden waarmee we documenten, later data, opzoeken, opslaan en beheren. Daarmee legden zij onbewust de fundamenten voor de bureaucratische netwerken die moderne staten, bedrijven en wetenschappelijke instellingen draaiende houden.

Bureaucratie mag dan vaak als traag en log worden gezien, zonder de ordeningsdrang van de eerste archivarissen zou de menselijke beschaving nooit op grote schaal hebben kunnen functioneren. De papieren tijger werd geboren in het archief.