Dit is de inleiding van het boek Content Management, dat ik, samen met enkele collega’s, mocht schrijven voor Uitgeverij Politeia.

Van alle organisaties, profit, non-profit en overheid, wordt verwacht dat ze hun klanten, partners en ruime omgeving informeren. Een klein bedrijfje of een grote overheidsdienst onderhouden daarom een website, om tekst en audiovisueel materiaal met de buitenwereld te delen. Zo’n digitaal platform is niet langer een ‘nice tot have’ visitekaartje, het is vooral de noodzakelijke aanwezigheid van de organisatie in de digitale wereld. Zonder website geen identiteit, zonder identiteit geen bestaansreden.

Er was een tijd waarin je minstens een serieuze basiskennis HTML, de code die wordt gebruikt om een webpagina en zijn inhoud weer te geven, nodig had om een eenvoudige website te publiceren. Gelukkig kwamen er snel systemen om dit te vereenvoudigen, eerst de opmaakprogramma’s (of editors), zoals Frontpage en Dreamweaver, waarmee statische websites konden gemaakt worden, daarna de contentmanagementsystemen. Beide werken met een ‘What You See Is What You Get’-editor (WYSIWYG) waarmee je zelf de html-codes en andere opmaaktalen kunt toevoegen, zonder over de technische bagage van een websiteontwikkelaar te beschikken.

Een contentmanagementsysteem (CMS) is dus een softwaretoepassing, meestal een webapplicatie, die het mogelijk maakt om eenvoudig en zonder veel technische kennis informatie op het internet (of een intranet) te publiceren. Die digitale inhoud kan de vorm hebben van tekst, multimedia of elk ander type bestand. Met een goed contentmanagementsysteem kun je zelf relatief veel wijzigen en bijsturen aan de website zonder dat er ontwikkelwerk nodig is. Het is ook mogelijk om verschillende gebruikersrollen voor het contentmanagementsysteem te bepalen waarbij bijvoorbeeld bepaalde medewerkers enkel hun eigen pagina kunnen wijzigen. Het is aan te bevelen dat er maar één persoon (de zogenaamde administrator) is die de mogelijkheid heeft om de navigatie en de structuur van de gehele website te wijzigen. (Callewaert, 2014)

Zonder een CMS zou je een statisch HTML-bestand moeten schrijven en dit naar je server moeten uploaden. Met een CMS kun je gewoon schrijven in een interface en mediabestanden makkelijk opladen. Meer dan de helft van alle 1.234.228.567 websites online gebruikt een CMS. (Schäferhoff, 2020)

Het begrip CMS had een decennium geleden een iets bredere betekenis dan vandaag. Oorspronkelijk was de term bedoeld voor alle systemen die content beheren op interne en externe netwerken. Nu is de betekenis verengd tot webapplicaties om dynamische websites te beheren. In de wandelgangen durven scherpslijpers en puristen nog een onderscheid te maken tussen een CMS, een WCMS (Web Content Management System) en een ECM(S) (Enterprise Content Management System), die alle inhoud van een organisatie beheren, al dan niet beschikbaar gesteld via de website.

Dergelijke systemen zorgen uiteraard voor een grote efficiëntiewinst binnen de organisatie, niet alleen door de contentcreatie en -beheer te verdelen over verschillende medewerkers, maar ook door onnodige klantcontacten te vermijden door relevante informatie en veelgestelde vragen online beschikbaar te stellen.

Daarnaast is het natuurlijk het belangrijkste marketinginstrument van de organisatie, door

• de naamsbekendheid te verbeteren.
• het verkeer naar de juiste pagina’s toe te leiden.
• het genereren van leads en contacten.
• de content te laten delen via sociale media en andere websites.